Bei einer Eigentümerversammlung handelt es sich um eine Versammlung aller Wohnungseigentümer einer Immobilie. Während der Eigentümerversammlung werden gemeinsam Entscheidungen hinsichtlich der Verwaltung des gemeinsamen Hauses getroffen, unter anderem bezüglich der Instandhaltung, der Instandsetzung, Renovierungen usw. Auch Fragen hinsichtlich der Hausordnung und Gebrauchsregelungen werden im Rahmen der Eigentümerversammlung geklärt.

Außerdem wird im Zuge der Eigentümerversammlung ein Wirtschaftsplan erstellt, d. h. es werden die Kosten für das darauf folgende Wirtschaftsjahr geplant. Aus den errechneten Kosten für ein Jahr lassen sich anschließend die Beiträge ermitteln, die die Wohnungseigentümer monatlich zur Instandhaltung der Immobilie abtreten müssen. Am Ende des Jahres werden die geplanten Kosten bzw. die durch Monatsbeiträge gesammelten Gelder den tatsächlichen Ausgaben gegenübergestellt. Wenn die tatsächlichen die geplanten Kosten übersteigen, werden auch diese Kosten gemeinschaftlich von allen Wohnungseigentümern getragen. Waren die Kosten hingegen niedriger, wird das Geld entweder für spätere Aufwendungen einbehalten oder an die Eigentümer ausgezahlt.

Einberufung der Eigentümerversammlung

Die Eigentümerversammlung muss mindestens einmal jährlich stattfinden und wird vom Verwalter einberufen.

Die Versammlung der Eigentümer muss grundsätzlich immer dann einberufen werden, wenn sie von mehr als einem Viertel der Wohnungseigentümer verlangt wird. In der Gemeinschaftsordnung sowie auch in der Teilungserklärung kann entgegen dieser Vorschrift festgelegt werden, dass eine Eigentümerversammlung bereits dann einberufen werden muss, wenn dies nur von einem Fünftel oder gar einem Sechstel der Eigentümer gefordert wird.

Durch diese gesetzliche Regelung soll ermöglicht werden, dass auch Minderheiten die Möglichkeit haben, eine Eigentümerversammlung einberufen zu lassen.

Eigentümerversammlung – Einladungsfrist

Damit möglichst alle Wohnungseigentümer an der kommenden Eigentümerversammlung teilnehmen können, müssen sie mindestens zwei Wochen vor dem Termin eingeladen werden. Diese Frist von zwei Wochen beginnt an dem Tag, an dem die Einladung bei den Wohnungseigentümern eingegangen ist. Gemäß § 24 Abs. 4 Satz 2 des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG) kann diese Einladungsfrist jedoch unterschritten werden, wenn der zu fassende Beschluss besonders dringlich ist.

Vor allem, wenn ein oder mehrere Eigentümer weiter von der entsprechenden Immobilie entfernt wohnen, beispielsweise in einer anderen Stadt, ist es häufig empfehlenswert, im Verwaltervertrag bzw. in der Teilungserklärung längere Ladungsfristen festzulegen. So haben auch diejenigen Eigentümer mit einer längeren Anreise, eine realistische Möglichkeit, Ihre Anfahrt zur Eigentümerversammlung rechtzeitig zu planen.

Die Einladung zur Eigentümerversammlung muss schriftlich erfolgen. Hierzu ist keine Unterschrift notwendig. Demnach kann die Einladung auch per E-Mail oder per Fax verschickt werden.

Zur Versammlung müssen alle im Grundbuch eingetragenen Eigentümer namentlich angeschrieben werden. Wenn als Eigentümer einer Wohnung beispielsweise ein Ehepaar eingetragen ist, müssen beide Eheleute namentlich in der Einladung genannt werden.

Die Einladung zur Eigentümerversammlung muss sämtliche Tagesordnungspunkte enthalten, bezüglich derer ein Beschluss gefasst werden soll, sodass sich alle Teilnehmer gleichermaßen auf die Versammlung vorbereiten können.

Wenn ein Miteigentümer trotz der gesetzlich vorgeschriebenen Einladungsfrist nicht die Möglichkeit hat, zu der Eigentümerversammlung zu erscheinen, kann er über den Zeitraum der Eigentümerversammlung eine Vollmacht an einen Vertrauten seiner Wahl ausstellen, der ihn vertreten soll. Damit diese Vertretung rechtmäßig ist und die Stimme für die Beschlussfassung tatsächlich zählt, muss der Bevollmächtigte das Vollmachtsdokument während der Eigentümerversammlung vorlegen können. Es reicht nicht aus, wenn der Bevollmächtigte das Dokument nachreicht.

Eigentümerversammlung – Stimmrecht der Teilnehmer

Das Stimmrecht während einer Eigentümerversammlung erfolgt gemäß § 25 Abs. 2 WEG grundsätzlich nach dem Kopfprinzip. Das heißt, dass jeder Wohnungseigentümer genau eine Stimme hat, unabhängig davon, wie viele Eigentumswohnungen ihm gehören. Ein Eigentümer von fünf Wohnungen hat somit grundsätzlich das gleiche Stimmrecht wie ein Eigentümer von nur einer Wohnung. In der Gemeinschaftsordnung können entgegen dieses Gesetzes auch Abweichungen festgehalten werden. Wenn in der Gemeinschaftsverordnung beispielsweise das Wertprinzip festgelegt wird, bedeutet dies, dass sich die Stimmrechte nach dem Eigentumsanteil richten.

Eine weitere Möglichkeit, die Stimmrechte zu regeln, gibt das Objektprinzip vor. Dies besagt, dass die Stimmen in der Eigentümerversammlung gemäß der Anzahl der Wohnungen verteilt werden, die den jeweiligen Miteigentümern gehören. Besitzt eine Person also beispielsweise drei Wohnungen in der entsprechenden Immobilie, hat er auch drei Stimmen zur Verfügung.

Eigentümerversammlung – Beschlussfähigkeit

§ 21 Abs. 3 WEG regelt, dass Beschlüsse mit der einfachen Stimmenmehrheit gefasst werden können. Enthaltungen werden hierin nicht berücksichtigt. Wird eine Frage also dreimal mit „Ja“ und zweimal mit „Nein“ beantwortet, während sich drei Parteien enthalten, gilt der Beschluss als bindend, auch, wenn unter Berücksichtigung der Enthaltungen nur 3/8, also weniger als die Hälfte der Teilnehmer für „Ja“ gestimmt haben. Denn es waren mit einer Stimme mehr immer noch mehr Personen für den Beschluss als dagegen.

Damit ein Beschluss gefasst werden kann, muss in der Eigentümerversammlung mindestens die Hälfte der Miteigentumsanteile durch ihre Eigentümer vertreten werden. Wenn dies nicht der Fall ist, kann die Eigentümerversammlung keinen bindenden Beschluss fassen. Stattdessen muss sie an einem anderen Tag erneut einberufen werden. Damit ein Beschluss tatsächlich gültig ist, muss die Eigentümerversammlung zudem unter Ausschluss der Öffentlichkeit stattfinden.

Protokoll der Eigentümerversammlung

Gemäß § 24 Abs. 6 Satz 1 WEG muss der Verwalter nach jeder Eigentümerversammlung ein Versammlungsprotokoll erstellen. Dieses kann jederzeit von allen Miteigentümern eingesehen werden. Das Protokoll der Eigentümerversammlung behandelt sämtliche Punkte der Tagesordnung, die während der Eigentümerversammlung behandelt wurden, inklusive der entsprechenden Argumente. Außerdem müssen die Beschlüsse inklusive der dazugehörigen Abstimmungsergebnisse im Protokoll enthalten sein. Wenn Aspekte des Protokolls nicht eindeutig sind, sind entsprechende Erklärungen beizufügen.

Ferner muss das Versammlungsprotokoll Angaben zum Tag, Ort und zur Zeit beinhalten sowie die Anzahl der Mitglieder, die anwesend waren oder durch einen Bevollmächtigten vertreten wurden. Außerdem muss im Versammlungsprotokoll festgehalten werden, ob bzw. dass alle Miteigentümer ordnungsgemäß eingeladen wurden und dass die Eigentümerversammlung beschlussfähig war. Um die Beschlussfähigkeit zu beweisen, empfiehlt es sich, dem Protokoll eine Teilnehmerliste beizulegen. So ist es im Zweifelsfall unkompliziert prüfbar, ob die getroffenen Beschlüsse anfechtbar sind oder nicht.

Nach der Erstellung muss das Versammlungsprotokoll von dem Verwalter, einem Wohnungseigentümer und dem Beiratsvorsitzenden unterschrieben werden.

Beschlüsse der Eigentümerversammlung anfechten

Wenn die Eigentümerversammlung Beschlüsse gefasst hat, ohne die genannten Kriterien der Beschlussfähigkeit erfüllt zu haben, sind diese nicht automatisch nichtig. Sie können allerdings angefochten werden.

• Das Anfechten muss innerhalb von vier Wochen nach der Beschlussfassung erfolgen. Verstreicht diese Frist, sind die Beschlüsse gültig.
• Beschlüsse können angefochten werden, wenn wegen zu kurzfristigen Einladungszeiten nicht alle Wohnungseigentümer an der Eigentümerversammlung teilnehmen konnten und bei Anwesenheit aller Wohnungseigentümer eine andere Beschlussfassung möglich gewesen wäre.
• Außerdem ist es möglich, die Beschlüsse einer Eigentümerversammlung anzufechten, wenn die Zeit wegen einer zu kurzen Ladungsfrist nicht für alle Teilnehmer ausgereicht hat, um sich auf sämtliche Punkte der Tagesordnung vorzubereiten.

Um einen Beschluss anzufechten, können Sie gemäß § 23 Abs. 4 Satz 2 WEG sowie § 43 Abs. 1 und 4 WEG beim entsprechenden Amtsgericht für Wohnungseigentumssachen eine Ungültigkeitserklärung beantragen.